Você já passou pela impressora do escritório no final do dia e notou aquela pilha de folhas que ninguém foi buscar? De fato, são relatórios esquecidos, e-mails impressos por engano e documentos duplicados que acabam indo direto para o lixo.
No mundo corporativo, chamamos isso de desperdício invisível. Embora pareça pouco no dia a dia, ao final de um ano, isso representa uma fatia significativa do orçamento de TI e insumos.
Felizmente, a boa notícia é que existe uma solução tecnológica simples que ataca a raiz desse problema: o software de controle de impressão com liberação segura.
O Problema da Impressão Direta
Primeiramente, no modelo tradicional, quando um colaborador clica em “Imprimir”, a impressora cospe o papel imediatamente. Consequentemente, se o usuário se distrair, entrar em uma reunião ou até mesmo esquecer, aquele papel fica lá, gastando toner e folha desnecessariamente.
A Solução: Impressão Segura (Secure Release)
Por outro lado, com um software de gerenciamento de impressão (bilhetagem), o fluxo muda drasticamente. Nesse caso, o comando de impressão não envia o documento para a impressora; em vez disso, ele envia para uma fila virtual segura.
Para ilustrar, veja como funciona o processo na prática:
- Envio: Inicialmente, o usuário envia o arquivo para impressão do seu computador ou celular.
- Retenção: Em seguida, o arquivo fica “preso” no servidor, aguardando liberação.
- Autenticação: Posteriormente, o usuário caminha até a impressora e se identifica (aproximando o crachá da empresa ou digitando uma senha/PIN).
- Liberação: Finalmente, ele seleciona seus documentos no visor e a máquina imprime.
Como isso gera economia real?
Acima de tudo, a mágica da economia acontece no momento entre o envio e a liberação. Sendo assim, aqui estão os principais pontos de redução de custos:
- O “Filtro do Esquecimento”: Muitas vezes, imprimimos algo e percebemos um erro segundos depois. Entretanto, na impressão direta, já era — o papel foi gasto. Porém, na impressão segura, o usuário pode simplesmente deletar o arquivo no painel antes de imprimir, ou deixar que ele expire.
- Limpeza Automática de Fila: Além disso, o software pode ser configurado para deletar automaticamente trabalhos não liberados após um período (ex: 24 horas). Surpreendentemente, estudos mostram que cerca de 10% a 20% dos trabalhos nunca são liberados quando esse sistema é implantado. Ou seja, isso é economia direta no bolso.
- Consciência do Usuário: Por fim, o simples ato de ter que ir até a máquina e liberar o trabalho faz com que o usuário pense duas vezes se aquela impressão é realmente necessária.
Bônus: Segurança da Informação
Além da economia, a impressão segura resolve um grave problema de segurança: a exposição de dados sensíveis.
Imagine imprimir uma folha de pagamento ou um contrato confidencial e esquecê-lo na bandeja de saída. Certamente, qualquer pessoa que passar por ali pode ver. Contudo, com a liberação segura, o documento só sai da máquina quando o dono está fisicamente presente para recolhê-lo.
Conclusão
Em suma, implementar o controle de impressão por autenticação não é burocracia, é inteligência de recursos. Dessa forma, você transforma um processo passivo e dispendioso em um fluxo ativo, seguro e sustentável.
Como resultado, sua empresa economiza papel, poupa toner, aumenta a segurança de dados e ainda contribui para as metas de sustentabilidade (ESG).