Você já parou para calcular quanto sua empresa gasta, mensalmente, apenas para imprimir documentos? Se você somar o preço do toner, o papel, a manutenção técnica e, principalmente, o tempo que sua equipe de TI perde configurando impressoras, o valor pode ser assustador.
É para resolver esse gargalo financeiro e operacional que existe o Outsourcing de Impressão.
Neste artigo, vamos explicar de forma simples como funciona esse serviço e por que grandes e médias empresas estão abandonando a compra de equipamentos para focar na locação inteligente.
O que é Outsourcing de Impressão?
O termo “Outsourcing” vem do inglês e significa terceirização. No contexto corporativo, o Outsourcing de Impressão é a terceirização completa de todo o parque de impressoras, scanners e multifuncionais da sua empresa.
Diferente de apenas “alugar uma impressora”, o outsourcing é um serviço de gestão. Ao contratar uma empresa especializada, como a FM Sistemas, você não recebe apenas a máquina. Você contrata a garantia de que a impressão vai funcionar, sem se preocupar com o “como”.
O fornecedor assume a responsabilidade por:
- Fornecer equipamentos modernos e novos.
- Realizar manutenções preventivas e corretivas.
- Dar suporte técnico especializado.
Como funciona na prática?
O processo é muito mais simples do que parece e geralmente segue 3 etapas principais:
1. Diagnóstico e Planejamento Antes de instalar qualquer máquina, especialistas analisam o cenário atual da sua empresa. Quantas páginas são impressas por mês? Quais setores imprimem mais? É necessário cor ou apenas preto e branco? Com esses dados, é desenhado um projeto sob medida para evitar desperdícios.
2. Implantação e Treinamento As impressoras antigas e obsoletas são substituídas por máquinas de alta performance (Laser, Jato de Tinta Profissional ou Térmicas). Sua equipe é treinada para usar os novos recursos de forma eficiente.
3. Gestão Proativa Aqui está o “pulo do gato”. Softwares de monitoramento avisam a FM Sistemas quando um toner está chegando ao fim ou se uma máquina apresentou erro. Muitas vezes, o técnico chega com a peça de reposição antes mesmo de você perceber que havia um problema.
5 Vantagens Reais para o seu Negócio
Se você ainda está em dúvida se vale a pena, confira os principais benefícios financeiros e operacionais:
1. Redução de Custos (Troque CAPEX por OPEX) Em vez de descapitalizar o caixa da empresa comprando equipamentos caros (Investimento/CAPEX), você paga uma mensalidade previsível (Despesa Operacional/OPEX). Isso melhora o fluxo de caixa e, para empresas no regime de Lucro Real, a mensalidade é 100% dedutível do Imposto de Renda.
2. Fim do Estoque de Toner Esqueça aquele armário cheio de caixas de toner que vencem ou não servem mais. No outsourcing, o suprimento é enviado sob demanda. Você não empata capital em estoque.
3. Tecnologia de Ponta Impressoras evoluem rápido. Comprando, você fica “preso” a uma máquina que ficará velha em 2 anos. No aluguel, a atualização tecnológica é constante e prevista em contrato.
4. Controle e Segurança Com softwares de bilhetagem (gerenciamento), você sabe exatamente quem imprimiu o quê e quando. É possível definir cotas por departamento e implementar senha para liberar a impressão, garantindo que documentos confidenciais não fiquem esquecidos na bandeja.
5. Sua TI focada no que importa Sua equipe de TI custa caro para passar o dia trocando toner ou instalando driver de impressora. Com o outsourcing, a FM cuida do hardware, e sua equipe foca na inteligência do negócio.
Conclusão: Vale a pena?
Se sua empresa busca previsibilidade financeira, redução de custos ocultos e eficiência operacional, a resposta é sim.
O Outsourcing de Impressão tira o peso da gestão de equipamentos das suas costas e transfere para especialistas. Você paga apenas pelo que produz, com a tranquilidade de ter um parque sempre funcionando.
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